Implantação de software sem receios: veja como os principais desafios podem ser superados

A implantação de um novo software pode ocorrer sem receio desde que gestores, funcionários e empresas desenvolvedoras da solução saibam quais são os principais desafios e como superá-los.

As etapas que antecedem a contratação de um novo software costumam ser permeadas por alguns receios por parte da gestão da empresa e de seus funcionários. Isso porque, naturalmente, toda mudança gera momentos de instabilidade. Quando esses receios são maiores do que as vantagens de implantar uma nova solução, a empresa pode ser penalizada. Empreender é uma tarefa arrojada, significa assumir riscos, conhecê-los e manobrá-los. O conservadorismo pode bloquear o crescimento da empresa e até mesmo desmotivar as equipes. Crescer em rentabilidade significa conquistar reconhecimento dentro do segmento, fortalecimento da marca, melhores salários e mais clientes satisfeitos.

Uma nova solução, mais robusta e completa, pode ser a chave da mudança que a empresa tanto precisa para alavancar seu crescimento. Para empresas recém criadas, por outro lado, utilizar um software que viabilize a escalabilidade do seu negócio desde o começo gera ainda mais rápido melhores resultados.

Pesquisar e planejar a mudança faz parte da gestão de riscos. Por isso, confiar na empresa desenvolvedora do software em questão é fundamental. Sem estabelecer uma sintonia entre as expectativas dos envolvidos, o processo de implantação pode sair caro e não ser efetivo para as partes.

Nessa direção, algumas empresas de desenvolvimento de software já incorporaram metodologias e práticas para condução de um processo de implantação assertivo e que trabalhe com gestão de riscos aliada a outros indicadores. É possível notar, inclusive, a frequência em que determinados receios aparecem, alguns mais recorrentes do que outros.

Atenta a esse padrão, a empresa de tecnologia pode tornar seu atendimento mais flexível e aderente à realidade do cliente e com isso gerar melhores resultados para todos os envolvidos.

“Em relação a minha experiência profissional, o maior desafio durante qualquer processo de implantação é encontrar uma maneira de driblar aquela resistência inicial dos funcionários para a utilização da plataforma. A mudança de paradigma pode ser encarada como um monstro de sete cabeças às vezes (risos). A equipe de onboarding, aqui na Segware, atua exatamente nisso, desmistificando o processo e mostrando que aprender não é difícil.” – Jessica, especialista certificada em banco de dados e analista de onboarding na Segware.

Jessica Diniz Barreto.

Para entender quais estratégias podem sanar os principais receios do cliente antes e durante o processo de implantação, conversamos mais com a Jessica, Analista de Onboarding aqui na Segware, confira o resultado a seguir.

Quais são os principais receios do cliente antes de contratar um software?

“Antes de contratar o software, o gestor tem alguns receios com o planejamento financeiro. A empresa muitas vezes não consegue determinar quando terá um retorno do investimento que realizou contratando o software. Essa dúvida pode nascer tanto por falta de relatórios precisos sobre a saúde financeira da empresa quanto sobre o tempo necessário para treinar a equipe e colocar os novos serviços para rodar. Além disso, alguns funcionários podem demonstrar um certo descontentamento em ter que aprender a utilizar as novas ferramentas. Querendo ou não, pode haver resistência à mudança e isso certamente trará dúvidas para o cliente na hora de contratar novos serviços e pacotes.”

Para mudar esse cenário, as empresas de tecnologia investem em equipes de implantação certificadas e treinamento dinâmico focado na função do funcionário. Integrações com softwares ERPs também podem fornecer dados precisos sobre a situação atual e o futuro financeiro da empresa, dos custos por clientes à projeção da lucratividade, proporcionando visibilidade e tranquilidade ao gestor para a tomada de decisão.

O cliente tomou a decisão e fechou a contratação do software. Nesta nova etapa, durante o processo de implantação, os receios permanecem?

“Inicialmente sim, mas os receios diminuem durante o processo. Temos dois cenários na implantação do Sigma: em um, a empresa já possui clientes e gera receita, e no outro, a empresa está iniciando o monitoramento e ainda terá que conquistar seus primeiros clientes.

No primeiro cenário, o receio é pela mudança de paradigma da empresa, pois a dinâmica de trabalho da equipe do monitoramento, táticos, técnicos até o cliente final, passará por alterações. Então, treinar a equipe para utilizar a nova plataforma e lidar com os clientes já acostumados a uma forma de contato são questões que preocupam a empresa de monitoramento inicialmente.

Já no segundo cenário, o maior receio está na geração de receita e equilíbrio das contas. Como toda estrutura é nova, o receio à mudança não é uma preocupação.”

Logo após a implantação, esses receios são sanados com otimização de processos e redução de custos com a operação. As alterações na forma de trabalho, portanto, visam criar uma melhor experiência de monitoramento para todos os envolvidos. Pensando nisso, a Segware organizou um setor interdisciplinar de Customer Experience. Há uma convergência entre as equipes de Onboarding, Customer Success, Suporte Técnico, Marketing e Comercial para assegurar tranquilidade e confiança em todas as etapas de implantação dos softwares. A equipe de Customer Success, inclusive, é responsável por acompanhar o cliente após o processo de implantação, ficando atenta à maneira como cada cliente se apropria de cada uma das soluções e buscando ensiná-los a como extrair o máximo de resultado das ferramentas. Em seguida, o cliente final percebe as melhorias implantadas no processo e o impacto da mudança é substituído pelo reconhecimento ao bom atendimento.

Geralmente, o processo de implantação é conduzido a distância, de forma remota, com videoconferências e ligações de voz. Ainda assim, visitas técnicas parecem cumprir um papel importante no processo. Por que ir presencialmente até o cliente parece melhorar a relação durante a implantação?

“O cliente se sente importante, assistido! Conhecer a estrutura do cliente, conhecer a equipe do cliente, poder dar dicas para melhorar a qualidade dos serviços ou até mesmo diminuir custos e tempo em um processo, é uma oportunidade em que alguém in loco faz toda a diferença!

A agilidade no processo de entrega do software é outro fator importante, pois há a presença de um representante garantindo que o processo de implantação e as configurações gerais estão seguindo o fluxo sem interferências. Os funcionários se sentem confiantes com a nossa presença, empresa de monitoramento e Segware literalmente lado a lado!”

O processo de implantação pode ser conduzido a distância desde que a empresa forneça ferramentas para uma boa comunicação com o cliente. A Segware oferece treinamentos por conferências online, por telefone, cursos completos com vídeos e simulações e treinamentos presenciais. Além da capacitação para os funcionários, algumas tarefas técnicas podem ser mais fáceis de serem executadas presencialmente.

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