O que é dashboard e por que ele é útil para o monitoramento?

Na gestão de um negócio, tomar uma decisão correta envolve pesquisa, experiência e análise de números importantes para a empresa.

Para a empresa de monitoramento vale a mesma regra. O segmento de segurança eletrônica é um dos segmentos com custo de aquisição por cliente mais elevado, saber quantificar sua performance, portanto, é fundamental para manter a rentabilidade. Afinal, o pior cenário possível é crescer em número de clientes e encarecer muito mais o custo da operação de monitoramento.

Por isso, os gestores costumam basear suas decisões em indicadores chave de performance, isto é, na mensuração de números capazes de indicar como estão indo as coisas.

Há diversas maneiras de realizar essa medição, você pode olhar para dados no passado, para um histórico, ou para dados no presente, para um dashboard, por exemplo.

Dashboard é uma interface gráfica que exibe de maneira bem visual e em tempo real os númerosmais importantes para uma determinada operação.

A ideia é olhar para o dashboard e entender o que está acontecendo naquele exato momentocom a operação de monitoramento, por exemplo.

Entre as utilidades do dashboard para a empresa, destacamos três:

Mostra a realidade do monitoramento

O dashboard exibe os números da operação naquele momento, o que permite tomar ações de forma muito rápida e reagir a problemas o mais breve possível.

Além disso, o conceito dessa funcionalidade pede que os números sejam apresentados de maneira bem visual, para facilitar a leitura dos dados por qualquer profissional envolvido na operação.

É possível, inclusive, exibi-lo em em TV/Monitores para ampliar a visualização dos indicadores a várias pessoas simultaneamente.

Números por si só não revelam métricas que contribuem para o crescimento da empresa, por isso é necessário traçar objetivos de gestão da operação e, posteriormente, acompanhar esses objetivos através de indicadores chave de performance.

Seus objetivos podem ser:

– diminuição do custo do monitoramento por cliente;

– retenção de clientes;

– redução do tempo de tratamento de eventos.

Para isso, é preciso combinar os dados que indicarão se suas ações estão contribuindo para atingir os objetivos.

Os indicadores escolhidos, portanto, devem refletir a eficiência da operação e/ou potenciais problemas. No vídeo que gravamos sobre o dashboard demos alguns exemplos sobre esses possíveis problemas e suas soluções.

Se o seu software de monitoramento já possui um dashboard, essa seleção já vem pronta, e você passa a utilizar a funcionalidade na hora.

Já traz os indicadores mais importantes

Para atingir seus objetivos de gestão, você pode acompanhar por exemplo os indicadores:

Tempo médio de atendimento: tempo médio desde que uma ocorrência é recebida até o seu fechamento. A comparação com ontem nos permite entender se os atendimentos estão levando mais (ou menos) tempo, podendo indicar também a complexidade de casos do dia (quando tempo maior).

Ocorrências fechadas: indica a quantidade de ocorrências que foram fechadas no dia, comparando com ontem para que se tenha uma ideia do fluxo.

Ocorrências fechadas pelo operador: detalha os três operadores que mais fecharam eventos no dia, novamente comparando com o dia anterior.

Conta com mais eventos: exibe as três contas que mais transmitiram eventos no dia. Caso tenha alguma conta com número muito elevado de eventos, pode ser algum problema em sensor/comunicação que precisa ser atendido e, desta forma, rapidamente pode ser verificado, sem precisar emitir relatórios no dia seguinte para tal análise.

Ocorrências abertas: quantidade de ocorrências abertas, naquele instante, em cada status.

tempo de atendimento da ocorrência: com base na configuração de tempos “no prazo” e “limite”, indica o % de atendimentos que, naquele dia, foram finalizados dentro dos tempos pré-configurados. A soma destas barras é sempre 100%, portanto pode medir como está a eficiência da operação.

Ocorrências por hora: exibe as ocorrências recebidas por hora, trazendo o dia anterior inteiro para comparação e previsão de fluxo de atendimento.

Eventos por hora: quantidade de eventos recebidos por hora, trazendo o dia anterior inteiro para comparação e previsão de fluxo. Se houverem muitos eventos, estes são agrupados em uma única ocorrência e por isto se torna relevante, para identificar anomalias, normalmente cruzando a informação com “Conta com mais eventos”.

Funciona automaticamente

Além de dados atualizados em tempo real, de maneira bem visível, mostrando o que realmente importa, o dashboard elimina a necessidade de levantar manualmente os números do monitoramento em relatórios e planilhas.

O funcionamento do dashboard é muito simples, basta deixá-lo aberto e ficará constantemente mantendo atualizado os indicadores, buscando diretamente da infraestrutura do software de monitoramento. Os dados exibidos são sempre do dia atual (00:00 até o momento) e, quando comparado com o dia anterior, considera os dados até a mesma hora do dia.

Gravamos um vídeo explicando um cenário possível de utilização, você pode assisti-lo para ter uma ideia melhor do funcionamento.

Mas e quais são as opções de dashboard disponíveis no mercado para empresas de monitoramento? Se essa dúvida faz sentido para você, continue lendo o post Tem dashboard aí? Veja qual software de monitoramento escolher!