A epidemia da Covid-19 fez com que o home office passasse de uma alternativa que era adotada apenas em poucos casos para uma opção praticamente essencial para quase todos os tipos de negócio, inclusive centrais de monitoramento. Afinal, esse modelo de trabalho é o que está permitindo diversas empresas continuarem mantendo suas operações.
Felizmente, a internet e outras tecnologias têm permitido que muitos colaboradores possam realizar suas atividades de casa. Entretanto, adaptar seu negócio a esse cenário não é tão simples. Por isso, neste post trouxemos algumas recomendações práticas para você aplicar essa mudança em sua central de monitoramento. Acompanhe!
10 dicas para adaptar sua central de monitoramento à atividade home office
1. Faça um alinhamento com sua equipe de TI para questões relacionadas a acesso, infraestrutura e proteção de dados
O time de Tecnologia da Informação (TI) tem uma função fundamental na passagem para um modelo de trabalho remoto. Por exemplo, pode ser necessário configurar certos acessos para que os empregados possam fazer o acesso do home office, e também garantir a segurança da informação.
Isso porque, trabalhando com segurança patrimonial e de pessoas, é especialmente importante ficar ligado a vazamentos de dados que possam acontecer nesse período e que podem ocasionar em incidentes perigosos.
Leia mais: Como adaptar sua central de monitoramento a atividade homeoffice
2. Mantenha a comunicação com clientes e parceiros
O modelo de trabalho remoto também deve ser comunicado a clientes e parceiros de negócio, como fornecedores. Eles necessitam estar cientes de como essas alterações vão afetar o relacionamento com sua empresa, e também precisam se adaptar a esse novo contexto.
Por exemplo, os clientes necessitam entender se haverá alguma mudança na hora de efetuar um chamado, e os fornecedores precisam saber como ficará a entrega de equipamentos e os prazos.
3. Confie nos funcionários, mas monitore o trabalho
É preciso confiar que cada um está trabalhando em suas tarefas, mas mesmo assim é preciso acompanhar as atividades da equipe. Fique por dentro dos projetos, dos prazos de entrega de relatórios e se as demandas estão sendo cumpridas. Certifique-se de que os colaboradores estão tirando dúvidas e contando com seus líderes sempre que precisem. Assim, não haverá desculpas para não realizar suas funções.
Se houver um dashboard para acompanhar ao vivo o desempenho da sua central, melhor ainda, certamente isso fará toda a diferença.
4. Desenvolva um plano de ação
Para que essa transição para o home office não vire um caos, estabeleça um planejamento com etapas, prazos e responsáveis. Entre os pontos importantes estão:
Determine prazos e responsáveis: distribua as atividades e coloque prazos;
Levante as necessidades: veja o que será necessário para a mudança, incluindo configurações, instalações, transporte de equipamentos e outros recursos;
Organize os empregados: divida os funcionários em equipes de quem já pode fazer trabalho remoto e quem ainda precisa resolver pendências.
Leia mais: 4 dicas para manter a operação da sua central de monitoramento durante a crise
5. Faça um mapeamento dos processos da central de monitoramento
Quanto mais você sabe do seu negócio, mais eficaz e simples será a mudança para o home office. Assim, faça um mapeamento de processos fundamentais, de questões financeiras ao atendimento ao cliente.
Você perceberá que alguns pontos são mais fáceis de adaptar do que outros – e, dependendo da situação, será preciso contar com alguma tecnologia que você ainda não usa para possibilitar o trabalho dos times e compartilhar informações para que todas possam atuar de maneira conjunta.
6. Crie um padrão no uso de ferramentas
Em geral, home offices funcionam bem quando podemos contar com algumas ferramentas tecnológicas para executar trabalhos que normalmente são feitos presencialmente, como se comunicar com os colegas, líderes e liderados. Por isso, será preciso padronizar essas ferramentas.
Opte por escolher plataformas em nuvem, já que elas possibilitam que as atividades sejam colaborativas e a troca de informações pode ser em tempo real. Posteriormente, falaremos mais sobre isso. Quanto mais avançado seu negócio estiver em termos de transformação digital, mas rápida a adoção dessas ferramentas será.
7. Faça treinamentos para os trabalhadores
É importante treinar seus colaboradores para o novo modelo de trabalho remoto, mesmo que isso precise ser feito virtualmente. Para mostrar processos mais visuais, por exemplo, compartilhe telas para que eles consigam ver como funcionará determinado sistema e explique com detalhes como funcionará o serviço.
Explique também como será realizado o atendimento, a comunicação entre os times, o cronograma de reuniões, as senhas e logins e outras precauções de segurança.
8. Permita que cada um se adapte individualmente quando possível
Quando os colaboradores trabalham na central de atendimento, eles se ajudam ao ritmo de trabalho presencial. Mas no home office algumas coisas podem ficar mais flexíveis. Por exemplo, algumas pessoas se sentem mais produtivas trabalhando em horários menos comum. Desde que os hábitos do empregado não influenciem negativamente no trabalho, não há por que não deixar que ele flexibilize para que seu trabalho renda mais.
9. Marque reuniões para acompanhar o fluxo do trabalho remoto
É essencial resolver algumas questões por meio de reuniões quando os funcionários estão trabalhando de casa. Assim, tenha um calendário fixo de reuniões para que todos estejam sempre conectados e informados a respeito do que está acontecendo. faça com que essas reuniões tenham sempre um momento de "check list" para que equipes e líderes possam saber como está funcionando o fluxo de trabalho.
10. Adote uma solução de monitoramento em nuvem
Da mesma forma que ferramentas de comunicação em nuvem podem ser a solução para muitas limitações impostas pelo trabalho remoto, softwares de monitoramento em nuvem podem ser uma verdadeira "mão na roda" para o segmento de segurança patrimonial nesse momento de pandemia do coronavírus.
Isso porque um sistema de gestão de segurança online ainda pode oferecer controle total da sua central de monitoramento, mas ao mesmo tempo sendo realizado de qualquer lugar, inclusive de casa. E o mais importante, são sistemas desenvolvidos para funcionar no modelo em nuvem, tendo assim um ganho de desempenho de processamento muito grande, estabilidade de usabilidade igual ou melhor que uma aplicação local e principalmente uma segurança de criptografia dos dados que lhe dará a segurança de atuar de forma remota, ou se preferir, em nuvem.
Agora que você sabe como adaptar sua central de monitoramento para a atividade home office, que tal investir em um software de segurança patrimonial que ajude a tornar seu negócio mais eficiente e competitivo?
Para isso, certifique-se de buscar uma ferramenta que forneça as melhores funcionalidades. Não se esqueça de que ela precisa estar constantemente preocupada com a experiência do cliente final, para que possa alcançar os resultados esperados.
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